複数の資産を一括で登録する「一括アップロード」について説明します。
手順１
メニューから［資産管理］＞［一括アップロード］を選択し、［資産情報アップロード］ボタンをクリックします。
［資産情報一括アップロード］画面が表示されます。
手順２
［資産種類］から登録する資産種類を選択し、［次へ］ボタンをクリックします。
手順３
［ダウンロード］ボタンをクリックします。
手順４
［テンプレートのみ］を選択し、［OK］ボタンをクリックします。
ExcelテンプレートがPCへダウンロードされます。
［テンプレート+登録済み資産データ］と［テンプレートのみ］の違い
- ［テンプレート+登録済み資産データ］
assetforceに登録される資産データがすべて記載された状態でダウンロードできます。資産情報の削除や編集（更新）をする場合に選択します。 - ［テンプレートのみ］
［識別コード］や［資産名］などの管理項目のみが記載されたテンプレートがダウンロードできます。資産情報の新規登録を行う場合に選択します。
連続してアップロードをする場合
- 複数のファイルを連続してアップロードする場合、完了通知メールを確認したうえで、次のアップロードを実施してください。
一括アップロード前のバックアップ
- 一括アップロードを行った際、意図しないデータの改変や削除の可能性があります。
- 復旧に使用するバックアップデータとして、［テンプレート+登録済み資産データ］をダウンロード保存しておくことをお勧めします。
ダウンロード時の注意事項
- 最大20万件までの一括ダウンロードが可能です。
- ただし、項目数が多い場合は上限件数が20万件を下回りダウンロードできない可能性があります。
手順５
テンプレートを開き、資産情報を入力します。
入力が完了したら、テンプレートを上書き保存します。
テンプレートの基本構成
ファイルデータが2MBを超える場合
- 2MBを超えるファイルのアップロードはお控えください。
- アップロードするファイルは連続して3回までにしてください。一括アップロード完了通知を受信してから、追加の一括アップロードを実施ください。
- 更新・削除の場合は、登録対象のみのアップロードを推奨します。
［処理］欄を「空白」のままでアップロードした場合
- ［処理］欄が「空白」の場合、新規登録として処理されます。
ファイル形式の変更は禁止
- Excelファイルを保存する際、拡張子は「.xlsx」のままで保存してください。
- 別形式で保存しアップロードした場合、エラーとなり、正常にアップロードできなくなります。
［必須入力］は必ず入力してください
- 1行目に［必須入力］と記載される項目は、必ず入力をしてください。未入力の場合、エラーとなります。
資産情報を削除した場合
- 資産情報を削除した場合は、履歴情報も削除されます。
テンプレート改変の注意事項
- ダウンロードしたテンプレートに対して、以下の改変をするとエラーとなり、正常にアップロードできなくなります。
- 「列の追加」をした場合。
- 「シートの追加」をした場合。
- 1行目～2行目の「項目名を変更・削除」をした場合。
- 商品情報が入力される列と列の間に「行の追加」をした場合。
［新規］と［更新］・［削除］のシステム判定
- 新規登録の場合、［資産ID］［識別コード］がどちらも未入力でも登録できます。（未入力の場合、［資産ID］［識別コード］が自動発番されます）
- ［更新］［削除］の場合、既に登録されると資産となるため、以下の登録情報と一致するデータに対して処理を実施します。
- ［資産ID］が一致する商品情報を更新・削除します。
- 個数管理の場合、［識別コード］と［場所］の2つが一致する商品情報を更新・削除します。
- 資産情報の『更新』『削除』を行う場合は、原則「資産ID」が必須です。
- 「識別コード」＋「場所」項目が共に入力されている場合は「資産ID」は省略可能です。
- テナント設定にて「場所」項目がオフの場合は、「識別コード」のみで『更新』『削除』が可能です。
- 資産情報の『削除』時には、資産に関連する履歴情報も削除されます。
- マスターデータの『更新』時はIDのみを書換えてください。
手順６
PCブラウザ版の［テンプレートダウンロード］画面に戻り、［次へ］ボタンをクリックします。
［資産情報データアップデート］画面が表示されます。
手順７
［ファイル選択］ボタンをクリック、テンプレートファイルを選択します。
手順８
右端に選択したデータ名が表示されます。表示を確認し［アップロード］ボタンをクリックし、実行します。
手順９
本システムに登録されているメールアドレスに完了通知が届きます。正常に処理されたことを確認します。
以上で、新規登録の［一括アップロード］は終了です。
連続してアップロードをする場合
- 複数のファイルを連続してアップロードする場合、完了通知メールを確認したうえで、次のアップロードを実施してください。
アップロードが失敗した場合
テンプレートに不備があり正常に処理がされなかった場合、エラー発生件数と各データのエラーの原因が記載されたエクセルファイルがメールで送信されます
エラー理由を確認し、再アップロードする場合
メールに添付されるエクセルシートは、右端に［エラーメッセージ］欄が追加されており、エラー原因が記載されています。
不備を解消することで、このファイルで再アップロードができます。
ただし、［エラーメッセージ］は項目を削除したうえで、アップロードを実施してください。