ワークフローの新規設定を説明します。
ワークフローの新規作成手順、設定内容の詳細は 5-7 ワークフローを参照してください。
(1) ワークフローの新規設定方法
手順１
メニューから［設定］＞［ワークフロー］をクリックし、［新規登録］ボタンをクリックします。
［ワークフロー新規作成（Step1:ワークフローの基本情報）］画面が表示されます。
手順２
［WF種類名］［説明］［備考］を入力します。
- 説明：［ワークフロー実行選択］画面に表示されます。新規申請するユーザーへ目的や補足説明がある場合、入力します
- 備考：ワークフロー作成者向けの備考です。新規申請するユーザーには表示されません
手順３
［資産種類］から対象の資産種類を選択し、［資産の自動読込］から［実行時に条件を設定］または［事前に条件を設定］を選択します。
- ［実行時に条件を設定］：ワークフローを実行するユーザーが登録する資産情報を選択できます
- ［事前に条件を設定］：対象の資産情報を限定できます
ここでは、［事前に条件を設定］で設定する方法を説明します。
手順５
［実行可能グループ］［申請内容の公開範囲］を選択し［登録］ボタンをクリックします。
- ［実行可能グループ］：ワークフローの実行ができるグループを選択できます
- ［申請内容の公開範囲］：実行したワークフローの閲覧範囲を選択できます
手順６
フォーム画面では、ワークフロー実行時に入力したい項目を設定することができます。
WF添付ファイル
［WF基本情報］と［WF添付ファイル］は標準で設定されているセクションとなります。新規申請時または承認時に申請書類（納品書・申請書など）のデータを添付できます。
手順７
タスクがアイコンで表示されるので、キャンバスにアイコンの設置、矢印で繋ぎフローを作成し、各タスクのプロパティを設定します。
各タスク機能については、(2) プロセスのタスク機能を参照してください。
手順８
設定が完了したら、［保存］ボタンをクリックし、［一覧へ戻る］ボタンをクリックします。
［ワークフロー設定］画面に戻ります。
以上で、ワークフローの新規設定は終了です。
(2) プロセスのタスク機能
ユーザータスク
フォームの記入／提出、確認／承認などの作業を行うステップです。ワークフローの実行時に最初のタスクである［フォーム入力］では、資産に紐づくワークフローの場合、対象資産の選択が行えます。
ユーザータスク 設定項目
- 表示名
ユーザータスクの名称を入力できます。
- 色
ユーザータスクの表示色を選択できます。
- 期限
ワークフロー期日の有無を選択できます。
- 担当者
個人／グループを選択し、個別にユーザー、グループ名を選択できます。
選択方法は、「固定」もしくは「実行時に選択」が選択できます。「固定」を選択すると「担当者区分」項目で選択した内容が自動登録されます。「実行時に選択」を選択するとワークフローを申請時にユーザーが選択できます。
- 編集可能項目
編集を許可する項目を選択できます。
- 帳票
タスクの実行時に帳票の添付を設定することができます。（帳票オプションを利用するユーザーのみ）
- 承認
承認ボタンの表示を任意の文言に編集できます。
- 承認ボタンを追加
ワークフローを進めるプロセスを分岐させたい場合、承認ボタンを追加します。承認ボタンは任意の文言に編集できます。
- 差し戻し
差し戻しボタンの表示・非表示と、差戻先の選択ができます。
- 否決
否決ボタンの表示・非表示の選択ができます。
グループタスク
状況に応じて「部署」「担当者」「作業内容」が変わり、［ユーザータスク］などで設定できない場合、［グループタスク］を設定することで、［グループタスク］担当者が「グループ」や「ユーザー」を振り分けることができます。
- 表示名
グループタスクの名称を入力できます。
- 色
グループタスクの表示色を選択できます。
- 担当者
前のプロセスからWFを受取り、担当者の割り当てを実施するグループを選択します。ここでは個人を指定することはできません。
- 割当対象グループ
担当者の割り当てができる担当者グループを選択します。ワークフローの承認画面のステータス欄で、ここで指定したグループ、もしくは指定したグループに含まれる個人に割り当てを行います。担当を変更する場合、割り当てられた担当グループもしくは個人が再割当を実施できます。
- 編集可能項目
編集を許可する項目を選択できます。
- 資産リストの入力
チェックボックスにチェックを入れることで、このタスク実行時に資産変更が可能となります。
- 差し戻し
差し戻しボタンの表示・非表示と、差戻先の選択ができます。
- 否決
否決の表示、非表示が選択できます。
スキャンタスク
モバイルアプリでバーコードをスキャンし、作業を行うステップです。最初のステップで指定された対象資資産か否かのチェックをして作業を行えます。
ワークフロー提出時に指定された対象以外の資産をスキャンした場合は、「対象外」として通知がされます。また、全資産をスキャン、または全資産をスキャンせずに次のステップに進めるかの選択が可能です。
スキャンタスク 設定項目
- 表示名
スキャンタスクの名称を入力できます。
- 色
スキャンタスクの表示色を選択できます。
- 期限
期日を選択できます。
- 担当者
個人／グループを選択し、個別にユーザー、グループ名を選択できます。
担当者区分をグループとした場合、該当のグループから実行時に個人を指定する場合には、「特定ユーザをアサイン」のチェックボックスにチェックをします。
- スキャン設定
全資産をスキャンのチェックをした場合、WF指定した資産すべてをスキャン後にタスクを完了します。
- 編集可能項目
編集を許可する項目を選択できます。
- 差し戻し
差し戻しボタンの表示・非表示と、差戻先の選択ができます。
「全資産をスキャン」にチェックを入れた場合、ワークフロー提出時に指定された対象資産を全スキャンが完了しないと、次のタスクへ進むことができません。
チェックを入れずに登録した場合、複数の対象資産をひとつでもスキャンすることで、次のタスクへ進むことができます。
処理設定タスク
一括更新処理で設定したタスクを実行します。ステップになると自動で実行されます。
処理設定タスク 設定項目
- 表示名
処理設定タスクの名称を入力できます。
- 色
処理設定タスクの表示色を選択できます。
- 処理設定
処理設定が選択できます。
情報更新タスク
WFフォームに記載された項目の値を元に［資産情報］の更新、［履歴情報］を追加する場合、［ユーザータスク］や［スキャンタスク］の次に［情報更新タスク］を追加します。追加後、［情報更新タスク］の［更新後の値設定］で自動登録する項目を設定します。
情報更新タスク 設定項目
- 表示名
情報更新タスクの名称を入力できます。
- 更新項目の設定
「設定画面へ」ボタンをクリックすることで、資産情報または履歴情報の自動登録する項目、条件が設定できます。
条件分岐
フォームで入力した内容を元に、設定した条件に応じてワークフローを分岐します。
条件分岐 設定項目
- 表示名
条件分岐の名称を入力できます。
条件選択 設定項目
- デフォルトルート
デフォルトのルートとする場合はチェックボックスにチェックを入れます。
- ルートの設定
分岐させる内容を、Step２フォームで設定した項目で指定できます。
- ＋ボタン
分岐条件を追加し複数の条件をセットできます。
- 保存
条件選択の設定内容を確定します。
パラレル実行
ワークフロー内で複数のフローを並行して進行します。
パラレル処理をはさむと差戻し処理は実行できません
パラレル内にあるタスクの差戻しボタン有効化しても、ワークフローを差戻すことはできません。また、戻し先としてパラレル内のタスクを指定しても、差戻しは実行されませんのでご注意ください。
パラレル処理を使用する場合、差戻しボタンはOFFに設定してください。
パラレル実行 設定項目
- 表示名
パラレル実行の名称を入力できます。
パラレル分岐 設定項目
- 表示名
分岐の表示名の名称を入力できます。
(3) ワークフロー通知のメール設定
ワークフローの担当割当て、承認、差戻、完了のタイミングで、assetforceに登録されるメールアドレスへ通知が送られます。
通知されるメール文「件名」「本文」の設定方法を説明します。
手順１
メニューから［設定］＞［メール設定］をクリックし、編集するメール種類の［編集］アイコンをクリックします。
［テンプレート設定］画面が表示されます。
手順２
［件名］［本文］を任意に編集し、［保存］ボタンをクリックします。
以上で、ワークフローのメール設定は終了です。
［件名］［本文］に記載される関数は、内容が不要であれば削除してください。
また必要に応じて、画面右端のアイコン（WF種類名、WFIDなど）を選択することで、メールに情報を記載できます。
また、ワークフローテンプレートはデフォルトとなります。ワークフローごとや、タスクごとに設定することはできません。